Flow Administrasi

1 Credit Note
2 Integrasi KLHK/Kementerian Lingkungan Hidup & Kesehatan (Silacak)
3 Integrasi dengan Dishub (SPIONAM)

Terdapat beberapa alur administrasi yang mungkin ditanyakan oleh department lain kepada tim Customer Service, berikut adalah referensi alur untuk proses administrasi kita

Credit Note

Credit Note diproses apabila terdapat permintaan oleh customer untuk mendapatkan keringanan atau penyesuaian tagihan karena kendala pada device yang mengganggu kegiatan operasional customer. Contohnya karena menunggu penjadwalan maintenance yang terlalu lama

NO	PROSES	PIC	DESKRIPSI	REFERENSI DOKUMEN
	Mendokumentasikan request dari customer dan memastikan alasan customer valid	Sales	Sales mendokumentasikan request keringanan yang diajukan customer dan memastikan bahwa alasan valid
	Konfirmasi ke finance untuk keringanan biaya customer	Sales	Sales melakukan konfirmasi ke finance
	Menerima konfirmasi	Finance	Finance menerima konfirmasi dari sales
	Membuat form berita acara service	Sales	Sales membuat form berita acara service untuk diajukan ke Senior Technical Manager Service (Pak Cecep)	Form Berita Acara Unit Offline
	Tanda tangan form berita acara service	Sr. Technical Manager Service	Senior Technical Manager Service menyetujui berita acara service
	Mengisi form credit note dan tanda tangan	Sales	Customer success mengisi credit note untuk diajukan ke finance	Form Credit Note

Integrasi KLHK/Kementerian Lingkungan Hidup & Kesehatan (Silacak)

Integrasi dengan KLHK/Silacak diperlukan bagi Customer yang ingin mendaftarkan unitnya untuk dapat melakukan kegiatan transportasi dengan muatan limbah B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun) dimana perlu adanya pelacakan dalam proses pegirimannya.

No	PIC	Action

No	PIC	Action
1	Sales	Request kepada tim Customer Service atau membuat tiket dengan keterangan Integrasi KLHK (Silacak), mencantumkan: Nama Perusahaan Domain Plat Nomor
2	Customer Service	Cek IMEI berdasarkan plat nomor yang dicantumkan pada tiket
3	Customer Service	Inputkan data IMEI pada SILACAK. Berikut langkah-langkahnya: Akses link PELACAKAN PENGANGKUTAN \| Login Masukkan credential login Username : otto_menara_globalindo Password : 123456 Masuk Halaman AVL / ID GPS Input Imei untuk mendapatkan Kode AVL Klik tombol + AVL/ID GPS Masukkan Imei yang akan didaftarkan Pilih perusahaan yang akan didaftarkan Klik tombol Simpan Download list Kode AVL Pilih perusahaan sesuai yang didaftarkan lalu klik tombol search Klik tombol Export Jika Perusahaan Customer tidak ada pada list AVL, konfirmasikan kepada Sales apakah perusahaan sudah didaftarkan di KLHK/Silacak
4	Customer Service	Proses Tiket Freshdesk dan eskalasi ke L2-Engineer Membuat tiket JIRA/SVCENG dengan tipe Task dan cantumkan: Nama Perusahaan Domain Plat Nomor dan IMEI yang akan diintegrasikan File kode AVL hasil download di web SILACAK Assign ke Pradipta Oktavian Nanda/Ghafariz Ainoor Rohan
5	Engineer	Menginputkan kode AVL ke sistem integrasi → Update status tiket Done
6	Customer Service	Mengirimkan file kode AVL hasil download ke Sales terkaituntuk menginfokan ke customer agar update data kode AVL di Festronik mereka

Integrasi dengan Dishub (SPIONAM)

Integrasi dengan Dishub dilakukan untuk pendaftaran Moda/Unit kendaraan yang difungsikan sebagai Angkutan Kendaraan AKAP/AKDP seperti Bis.

No	PIC	Action

No	PIC	Action
1	Customer	Mendaftar/registerasi akun perusahaan pada Spionam
1	Sales	Membuat surat pernyataan registrasi kemenhub yang ditanda tangani oleh CBO. Contoh surat: Jika customer memerlukan info mengenai IP Server, dapat diberikan informasi berikut: IP Server: 3.0.110.94
	Sales	Membuat tiket atau request kepada Customer Service dengan keterangan Integrasi Dishub, mencantumkan: Nama Perusahaan Domain Plat Nomor dan imei yang akan diintegrasikan Surat Pernyataan
3	Customer Service	Membuat tiket task Jira dengan mencantumkan: Nama Perusahaan Domain Plat Nomor dan imei yang akan diintegrasikan Surat Pernyataan Setelah membuat tiket task infokan ke tim Product/Engineer
4	Engineer	Menginputkan Imei ke sistem integrasi → Update status tiket Done
5	Sales	Mengirimkan surat pernyataan ke customer.